INLEIDING

SCHUNCK* Bibliotheek Heerlen verwerkt uw persoonsgegevens zorgvuldig, veilig en vertrouwd. Wij vinden het belangrijk dat u vertrouwen heeft in onze organisatie rondom al onze diensten en producten. De regels over het beschermen van uw persoonsgegevens zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), waarbij de Autoriteit Persoonsgegevens toezicht houdt op de naleving van de wet.
 

OPBOUW PRIVACYVERKLARING

In de inleiding van dit document is informatie te vinden over SCHUNCK* Bibliotheek Heerlen. SCHUNCK* Bibliotheek Heerlen is als organisatie verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens. In de onderstaande paragrafen beschrijven wij welke persoonsgegevens wij verwerken en voor welke doelen wij dit doen. Ook lichten wij toe voor welke diensten wij de gegevens verwerken en op basis van welke grondslag wij dit mogen doen. Het delen van gegevens met andere partijen is belicht, evenals het verwerken van persoonsgegevens buiten de EU. De beveiliging van persoonsgegevens komt aan bod samen met het behandelen van de bewaartermijnen. Als laatste is een onderdeel toegevoegd over welke rechten u als klant heeft en de mogelijkheid om een klacht in te dienen of contact op te nemen met SCHUNCK* Bibliotheek Heerlen
 

WAT ZIJN PERSOONSGEGEVENS?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon. Voorbeelden hiervan zijn uw naam, adres, telefoonnummer en rekeningnummer. Soms aggregeren of anonimiseren wij uw persoonsgegevens, zodat u niet meer herleidbaar bent als persoon.
 

BENT U VERPLICHT OM PERSOONSGEGEVENS TE VERSTREKKEN?

Ja, in de meeste gevallen wel. Want in veel gevallen is het nodig om uw persoonsgegevens te gebruiken om u de dienst of het product te kunnen bieden dat u bij ons afneemt. In dat geval is het gebruiken van uw gegevens noodzakelijk voor de overeenkomst (in veel gevallen: het lidmaatschap van de bibliotheek).
Voor sommige extra producten en diensten zoals onze nieuwsbrief, vragen wij eerst uw toestemming voordat wij (meer) persoonsgegevens van u verzamelen of voordat wij gegevens die wij al hebben voor andere doeleinden gebruiken dan uitvoering geven aan het lidmaatschap.
SCHUNCK* Bibliotheek Heerlen heeft een eigen nieuwsbrief. Voor het versturen van de nieuwsbrief vragen wij apart om uw toestemming. Uw persoonsgegevens, die wij van u hebben gekregen voor het lenen van boeken en e-books, mogen wij hier niet voor gebruiken. U heeft deze persoonsgegevens immers afgegeven voor een ander doel dan het ontvangen van een nieuwsbrief.
 

GEGEVENS VERZAMELD BIJ ANDEREN?

SCHUNCK* Bibliotheek Heerlen verzamelt geen gegevens bij derde partijen. De enige gegevens die wij verwerken ontvangen wij van de betrokkenen zelf. Uitzondering hierop zijn gegevens die worden verkregen van scholen en kinderopvangorganisaties waarmee SCHUNCK* Bibliotheek Heerlen een samenwerkingsovereenkomst heeft gesloten. In dat geval geval fungeert SCHUNCK* Bibliotheek Heerlen als verwerker.
 

WIE IS DE VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE VOOR DE VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS?

SCHUNCK* Bibliotheek Heerlen is de juridische verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.

WIE IS DE FUNCTIONARIS VAN GEGEVENSBESCHERMING?

SCHUNCK* Bibliotheek Heerlen heeft, gezien zijn omvang van minder dan 250 werknemers gekozen voor een externe functionaris gegevensbescherming.
 

WELKE PERSOONSGEGEVENS GEBRUIKEN WIJ VOOR ONZE DIENSTEN EN PRODUCTEN?

Persoonsgegevens kunnen voor het gemak worden onderverdeeld in categorieën. Wij gebruiken de volgende categorieën persoonsgegevens van u:
(Categorie 1) Naam en contactgegevens:
Dit zijn uw voor- en achternaam, adres, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer.
(Categorie 2) Betaalgegevens:
Dit is uw rekeningnummer.
(Categorie 3) Leengegevens:
Dit zijn de gegevens over de materialen en e-books die u hebt geleend.
 

VOOR WELKE DOELEN GEBRUIKEN WIJ UW GEGEVENS?

Wij gebruiken de genoemde persoonsgegevens voor verschillende doelen. Voor het gemak gebruiken wij (generieke) hoofddoelen en (specifiekere) subdoelen.
A. Leveren van diensten
A1. Inschrijven in onze systemen
A2. Opmaken van overeenkomst voor het abonnement
A3. Klantenservice
A4. Authenticatie van de klant
A5. Transacties uitvoeren en rekeningoverzichten versturen
B. Onderzoek en statistiek
B1. Bijhouden van aantal nieuwe klanten per regio
B2. Analyseren van deze data
B3. Verbeteren van onze website
C. Juridische geschillen
C1. Het afhandelen van dossiers met een juridisch geschil
 

VOOR WELKE DIENSTEN GEBRUIKEN WIJ UW GEGEVENS?

Dienst 1: inschrijven van een klant
Voor het inschrijven van een klant gebruikt SCHUNCK* Bibliotheek Heerlen persoonsgegevens uit de 1e categorie. Dit heeft als doel het inschrijven van een nieuw lid om vervolgens diensten te kunnen leveren.
Dienst 2: uitlenen en innemen van materialen
Voor het uitlenen van materialen gebruikt SCHUNCK* Bibliotheek Heerlen persoonsgegevens uit de 1e en 2e categorie.
Dienst 3: overige verwerkingen
SCHUNCK* Bibliotheek Heerlen verwerkt verder persoonsgegevens uit de 1e, 2e en 3e categorie, daar waar nodig. Dit kan zijn bij het gebruik van de klantenservice door een klant, het doen van onderzoek en bij het afhandelen van juridische geschillen. Ook kan het zijn dat SCHUNCK* Bibliotheek Heerlen uw persoonsgegevens moet verwerken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Dienst 4: interbibliothecair leenverkeer
SCHUNCK* Bibliotheek Heerlen verwerkt de persoonsgegevens uit de 1e categorie bij het opvragen van werken uit de catalogus van een andere bibliotheek.
 

OP BASIS VAN WELKE GRONDSLAGEN GEBRUIKEN WIJ UW GEGEVENS?

Toestemming
SCHUNCK* Bibliotheek Heerlen gebruikt voor het versturen van de nieuwsbrief als grondslag toestemming. Deze toestemming wordt gevraagd bij het inschrijven van een nieuwe klant, waarbij de klant het e-mailadres kan invullen op het inschrijfformulier. Aan bezoekers van activiteiten die geen lid zijn, wordt uitsluitend op hun eigen verzoek hun e-mailadres opgenomen in de mailinglijst om hiermee de nieuwsbrief te kunnen ontvangen.
Overeenkomst
SCHUNCK* Bibliotheek Heerlen gebruikt voor het uitlenen van boeken/materialen of e-books een abonnement met een overeenkomst. Voordat deze overeenkomst tot stand komt, wordt een klant via bovengenoemd inschrijfformulier ingeschreven in het bibliotheeksysteem.
Taak van algemeen belang
SCHUNCK* Bibliotheek Heerlen gebruikt voor de bibliotheekfuncties op grond van de Wet Stelsel Openbare Bibliotheekvoorzieningen persoonsgegevens.
 

BESTAAN VAN GEAUTOMATISEERDE INDIVIDUELE BESLUITVORMING

SCHUNCK* Bibliotheek Heerlen maakt geen gebruik van geautomatiseerde individuele besluitvorming, omdat dit voor onze dienstverlening niet nodig is. Dit houdt in dat SCHUNCK* Bibliotheek Heerlen bijvoorbeeld niet aan profiling doet.
 

DELEN WIJ DE GEGEVENS MET ANDERE PARTIJEN?

SCHUNCK* Bibliotheek Heerlen deelt persoonsgegevens met organisaties die zijn ingeschakeld bij de uitvoering van de leenovereenkomst. Dit is in ons geval de Provinciale Ondersteuningsinstelling. Deze instelling is een dienstverlener die zorgt voor het functioneren, het beheer en het onderhoud van de software waarmee wij leden en transacties administreren, en waarmee wij onze collectie administreren.

Als lid van SCHUNCK* Bibliotheek Heerlen kunt u gebruik maken van verschillende aanvullende landelijke diensten die vallen onder de verantwoordelijkheid van de Koninklijke Bibliotheek. Via de website www.onlinebibliotheek.nl kunt u bijvoorbeeld e-books lenen. Ook op de website www.bibliotheek.nl worden specifieke diensten door de Koninklijke Bibliotheek aangeboden. Om van deze diensten gebruik te kunnen maken, dient u op de website(s) voor de desbetreffende diensten een account aan te maken. Wij wisselen op voorhand een beperkte set persoonsgegevens met de Koninklijke Bibliotheek uit om het mogelijk te maken dat u door de Koninklijke Bibliotheek als lid van de bibliotheek wordt herkend. Op het moment dat u een account voor deze dienst(en) aanmaakt geeft u hiermee toestemming voor het verstrekken van uw lidmaatschapsgegevens van SCHUNCK* Bibliotheek Heerlen aan de Koninklijke Bibliotheek. De Koninklijke Bibliotheek koppelt deze gegevens vervolgens aan dit nieuwe account. Zij verwerkt deze gegevens overeenkomstig haar eigen privacyverklaring: https://www.onlinebibliotheek.nl/klantenservice/privacy-policy.html.

Als u gebruik maakt van de diensten via www.onlinebibliotheek.nl en/of www.bibliotheek.nl, kunt u voor uw rechten als betrokkene rechtstreeks contact opnemen met de Koninklijke Bibliotheek. U kunt van modelbrieven gebruik maken en die zijn beschikbaar op: https://www.kb.nl/avginzage.
De Koninklijke Bibliotheek verzamelt van alle bibliotheken in Nederland geanonimiseerde leengegevens en ledengegevens voor beleid en marktonderzoek.
Het is voor leden mogelijk om via interbibliothecair leenverkeer werken op te vragen uit de collectie van een andere bibliotheek. Bij het leveren van deze dienst is het noodzakelijk om uw naam en lidmaatschapsnummer te verstrekken aan de andere bibliotheek.
Daarnaast maakt SCHUNCK* Bibliotheek Heerlen gebruik van een aantal leveranciers voor bijvoorbeeld softwareprogramma’s. De leveranciers van deze programma’s hebben toegang tot de persoonsgegevens en maken back-ups voor ons. Deze leveranciers zijn onze verwerkers, en wij hebben een verwerkersovereenkomst gesloten om afspraken vast te leggen over bijvoorbeeld de zorgvuldige omgang met uw gegevens.
Soms is SCHUNCK* Bibliotheek Heerlen verplicht om op grond van wettelijke verplichtingen persoonsgegevens te verstrekken aan opsporingsinstanties. Dit doen wij alleen indien deze wettelijke plicht bestaat.

SCHUNCK* Bibliotheek Heerlen zorgt ervoor dat de gegevensuitwisseling met derden binnen de wettelijke kaders valt. Dit houdt onder andere in dat wij afspraken maken met de derde partijen om te zorgen dat zij passende organisatorische en technische maatregelen nemen om klanten te kunnen verzekeren dat de privacy gewaarborgd is.
 

WORDEN UW GEGEVENS BUITEN DE EU GEBRACHT?

SCHUNCK* Bibliotheek Heerlen verwerkt persoonsgegevens alleen binnen de EU. Aangezien de privacyverklaring van toepassing is binnen de EU, kan daarmee in beginsel altijd een passend beschermingsniveau verzekerd worden
 

HOE BEVEILIGEN WIJ UW GEGEVENS?

Omdat de beveiliging van persoonsgegevens erg belangrijk is, heeft SCHUNCK* Bibliotheek Heerlen een strikt beleid als het hier om gaat. Zoals hierboven is duidelijk gemaakt, verwerken wij alleen persoonsgegevens binnen de EU. Bovendien hanteren wij verschillende technische en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens niet misbruikt kunnen worden of op een andere manier in handen van de verkeerde persoon terecht komen. Voorbeelden van deze maatregelen zijn het gebruik van encryptie en het trainen van onze medewerkers en vrijwilligers op het gebied van privacy. Wij zorgen ervoor dat in geval wij uw persoonsgegevens aan andere organisaties zoals de verwerkers doorsturen, deze organisaties dezelfde maatstaven aanhouden.
 

HOE LANG BEWAREN WIJ UW GEGEVENS?

(Categorie 1) Naam en contactgegevens
Deze gegevens bewaren wij zolang een klant bij ons ingeschreven staat, en twee jaar nadat het lidmaatschap beëindigd is.
(Categorie 2) Betaalgegevens
Deze gegevens bewaren wij zolang een klant bij ons ingeschreven staat, en daarna nog 7 jaar. In het geval van een betaald product of dienst (niet lidmaatschap), bewaren wij de eventueel opgeslagen gegevens ook 7 jaar na de laatste transactie. Voorbeeld? Dat is de wettelijk verplichte bewaartermijn.
(Categorie 3) Leengegevens
Deze gegevens bewaren wij zolang een klant bij ons ingeschreven staat, en twee jaar nadat het lidmaatschap beëindigd is.
 

WELKE RECHTEN HEBT U OP BASIS VAN DE VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS?

SCHUNCK* Bibliotheek Heerlen vindt het belangrijk dat de klant de rechten op basis van de wet goed kan uitoefenen. Daarom is het heel makkelijk om via onder andere de website contact op te nemen met ons. Onder het kopje ‘contact’ zijn verschillende formulieren te vinden die hierbij kunnen helpen. Via deze formulieren kunt u gebruik maken van de volgende rechten:
• Het recht van inzage: u hebt het recht om inzage te krijgen in persoonsgegevens die wij van u verwerken;
• Het recht van correctie: als de persoonsgegevens die wij van u verwerken niet juist zijn, hebt u het recht om deze aan te laten passen;
• Het recht van verwijdering (vergetelheid): als wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor wij ze hebben gekregen, hebt u het recht ons te vragen deze te verwijderen. Hier zijn een aantal uitzonderingen op, zoals onze plicht om bepaalde gegevens te bewaren voor onder andere de belastingdienst;
• Het recht van beperking: gedurende de periode dat wij bezig zijn om te bepalen of uw gegevens gerectificeerd moeten worden, het bepalen van de onrechtmatigheid van gegevensverwerking, het bepalen of gegevens verwijderd moeten worden of u bezwaar hebt ingediend tegen de verwerking, hebt u het recht om de beperking van de verwerking aan te vragen;
• Het recht van dataportabiliteit: op uw verzoek moeten wij alle persoonsgegevens die wij van u hebben overdragen naar u of een andere organisatie naar uw keuze. U kunt alleen van dit recht gebruik maken als de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of overeenkomst;
• Het recht van bezwaar: als wij gegevens verwerken op grond van gerechtvaardigd belang of algemeen belang, is het mogelijk bezwaar te maken waarna een belangenafweging zal volgen. In het geval van direct marketing hebt u altijd het recht van bezwaar.
• Het recht van vergetelheid: het recht op wissing van de persoonsgegevens en de plicht van SCHUNCK* Bibliotheek Heerlen , rekening houdend met de stand van de techniek, tot het nemen van redelijke maatregelen om derden op de hoogte te stellen dat de betreffende betrokkene heeft verzocht om ‘iedere koppeling naar, of kopie of reproductie van die persoonsgegevens te wissen’.
Komt u er niet uit of wilt u graag extra informatie over het inroepen van uw rechten dan kunt u mailen naar biliotheek@schunck.nl of bellen met 045-5772225.
 

KLACHT INDIENEN BIJ DE BEVOEGDE AUTORITEIT: AUTORITEIT PERSOONSGEGEVENS

SCHUNCK* Bibliotheek Heerlen vindt het belangrijk om tevreden klanten te hebben. Ook al doen wij er alles aan om dit na te streven, kan het voorkomen dat u als klant niet tevreden bent. Het is mogelijk om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als het gaat om de bescherming van persoonsgegevens. Dit kan via: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons
 

HOE KUNT U CONTACT MET ONS OPNEMEN?

Heeft u nog vragen, of mocht u een klacht of opmerking hebben, dan kunt u contact opnemen via bibliotheek@schunck.nl of bellen met 045-5772225.